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Schneidersöhne Deutschland GmbH setzt Frühwarnsystem um!

"Mit Crefosprint haben wir ein Frühwarnsystem implementiert, das Ausfallrisiken frühzeitig erkennt".

Die Schneidesöhne Deutschland GmbH & Co. KG - kurz Schneidersöhne – ist ein führendes europäisches Unternehmen des Papiergroßhandels. Zu den Kunden gehören Druckereibetriebe und – im Bereich Büropapiere – der Fachhandel sowie Endverbraucher im B2B Direktvertrieb. Neben dem Handel ist Schneidersöhne mit der Briefhüllenfabrik Schneidersöhne Kuvert und Lies Printservice für grafisches Druckzubehör mit zwei produzierenden Unternehmensteilen am Markt präsent. Das Unternehmen beschäftigt rund 2.100 Mitarbeiter in Europa und erwirtschaftet bei einem Papierabsatz von 1,1 Millionen Tonnen einen Erlös von (2003) 1,1 Mrd. Euro.

Zwei Zielgruppen unterschiedliche Marktbedingungen
Der Markt von Schneidersöhne ist einerseits von Wachstum im Büropapiersektor und andererseits von Stagnation im Druckereigewerbe gekennzeichnet. Gerade im Office-Bereich ist Papier ein klassisches "Low-Interest Produkt" mit hohem Verdrängungswettbewerb.Das Druckereigewerbe in Deutschland ist geprägt von kleinen Mittelstandsbetrieben mit eher handwerklicher Tradition und meist geringer Eigenkapitalquote. Rückläufige Werbebudgets in der jüngeren Vergangenheit haben dieses empfindliche Umfeld schwer angeschlagen: Harte Preiskämpfe haben zu einer Inflation im Maschinenpark der Druckereien und damit zu einem Überangebot auf dem Markt für Druckerzeugnisse geführt. In der Folge verzeichnete die Branche Insolvenzquoten von bis zu 8 % der Betriebe.

Der Spagat zwischen lokaler Vertriebshoheit und zentralem Kreditmanagement
Infolge des hohen Insolvenzaufkommens hat Schneidersöhne 2002 begonnen, eine schriftlich fixierte Kreditrichtlinie aufzusetzen, welche einerseits die Kompetenzen zwischen Vertrieb und Finanz- und Rechnungswesen in den 12 Niederlassungen sowie andererseits die Einflussnahme der Holding im Prozess der Kreditvergabe eindeutig regelt.

Seit 2003 ist die Überwachung der Kreditpolitik für alle Niederlassungen in einer eigenen Abteilung "Kreditmanagement" in der Schneidersöhne Holding angesiedelt. Die Abteilung hat u. a. zur Aufgabe, die Richtlinien im SAP-System abzubilden, ein wertorientiertes Kundenprüfungs- und -klassifizierungssystem einzuführen und Auswertungstools, Potenzialberichte und Risikoreporting für Vertrieb, Finanzen und Geschäftsführung weiter zu entwickeln.

Die Niederlassungen können weiterhin Kreditentscheidungen gemäß den Bestimmungen der Kreditrichtlinie treffen, müssen gleichzeitig aber alle Aktivitäten, die außerhalb der eigenen Kompetenzen liegen, vom Kreditmanager (mit-)entscheiden lassen.

Gerard Lührs, Leiter der Abteilung Kreditmanagement, berichtet über seine  Erfahrungen bei der Umsetzung einer kundenwertorientierten Risikoklassifizierung!

Welche Motivation hatten Sie, das Kreditmanagement zu optimieren?

Forderungsausfälle haben eine erhebliche Hebelwirkung auf das Unternehmensergebnis
Bedingt durch die systemimmanente geringe Wertschöpfung im Großhandel haben Forderungsausfälle eine erhebliche Hebelwirkung auf das Ergebnis der Geschäftstätigkeit. Eine einheitliche Steuerungspolitik bei der Vergabe von Lieferantenkrediten soll daher an erster Stelle diese latenten Risiken entschärfen. Dazu gehört ein regelmäßiges Risikoreporting ebenso wie die Beratung des Verkaufs hinsichtlich der Realisierung eines Cashflow-orientierten Vertriebs. Anstehende Kreditrisiken sind frühzeitig zu erkennen und durch lenkende Maßnahmen abzufedern.

Die Lenkungsfunktion des Kreditmanagement
Die Lenkungsfunktion des Kreditmanagements war ursächliche Triebfeder bei der Entwicklung und Implementierung eines Kundenklassifizierungssystems bei Schneidersöhne. Dabei waren wir bestrebt, einen ertragsorientierten Ansatz bei der Klassifizierung in den Vordergrund zu stellen. Anders als eine Bank können wir als Großhändler bei Kunden mit höherem "Risikokoeffizienten" nicht einfach höhere Preise (Zinsen) verlangen; wir können aber Kunden mit höherem "Ertragskoeffizienten" einen höheren Anteil am (Gesamt-)Risiko zugestehen, da wir hier bereits eine angemessene Risikoverzinsung erzielen.

Das Kundenrating bei Schneidersöhne setzt sich nun aus zwei Teilen zusammen: Einer Ziffer und einem Buchstaben (A1, B3, …). Die Ziffer wird aus mehreren Merkmalen gebildet, die wöchentlich aus dem ERP-System ermittelt werden. In den Ratingindex fließen z.B. der rollierende Jahresumsatz zum Kunden, der Deckungsbeitrag 2 den der Kunde beisteuert, das Zahlungsverhalten, die DSO Kenngröße, die Versicherungssumme, die Rechtsform der Gesellschaft sowie der Creditreform Bonitätsindex ein. Werden alle  Merkmale zusammengefasst und gewichtet ergibt sich eine Bewertung zwischen 1 und 5. Wobei die Ziffer 1 als "guter Kunde" und 5 als "nicht mehr kreditwürdig" klassifiziert wird.

"Unser Rating bildet Bonitätskennzeichen und  
ertragsrelevante Komponenten unserer Kunden ab."

Ergänzt wird dieser – stets objektiv aus den Daten unseres ERP-Systems ermittelte – Index durch eine aus "Softfakts" des betreuenden Vertriebs bestimmte Potenzialkennung.Hierfür wird die Zahl durch einen Buchstaben von A bis D ergänzt, der vom Vertrieb/Verkauf manuell vergeben wird und das Potenzial des Kunden sowie daraus abgeleitet den zukunftsgerichteten Entwicklungsfokus ausdrückt. Die Vergabe erfolgt auf Basis einer im System hinterlegen Scoringhilfe, Fragebogen und Bewertungsskala. Der Fragebogen umfasst die Themen: Bewertung des Einkaufsverhaltens, Wettbewerbsposition des Kunden in seinem Umfeld, Ausstattung des Maschinenparks, Ausbildung und Erfahrung des Managements und andere. 

"Diese Zweidimensionalität – Ist Betrachtung und Kundenpotenzial -
erlaubt die Auffächerung unseres Kundenportfolios mit der Möglichkeit,
die Umsätze im Rahmen der Marktbedingungen in Sektoren mit
günstigem Ertrags-/Risiko-Verhältnis zu steuern."

In welchen Bereichen setzen Sie Systeme zur Unterstützung ein?

Systematische Auswertung und Kundenkontrolle
Unsere Kundenstruktur – annähernd 20.000 Debitoren in Deutschland mit Jahresumsätzen zwischen einigen hundert und mehreren Millionen Euro – macht eine manuelle Kontrolle nahezu unmöglich. Das Datenvolumen von 6.000 Rechnungspositionen täglich spricht hier für sich. Als langjähriger Nutzer von SAP R/3 steht uns dieses umfangreiche Datenmaterial aber in logisch strukturierter Form zur Verfügung und verlangt geradezu nach systematischer Auswertung. Seit 1989 ist das Kreditmanagement integraler Bestandteil unserer SAP Umgebung; mit Einführung von SAP R/3 wurde die Verflechtung der Komponenten durch Integration des Kommunikationsmoduls von Crefosprint Online von Creditreform noch einmal deutlich optimiert.

Zur Kundenbewertung nutzt Schneidersöhne traditionell die Wirtschaftsauskünfte von der Creditreform. Die hohe Marktdurchdringung in Deutschland gibt hier den Ausschlag

Mit der Lösung Crefosprint Online eröffnet sich uns die Möglichkeit, einmal eingeholte Auskünfte allen an der Kreditentscheidung beteiligten Instanzen innerhalb des operativen Systems zugänglich zu machen. Dabei kann auch unser Rating Algorithmus als "Instanz" innerhalb dieses Prozesses betrachtet werden: Die Auskünfte der Creditreform fließen ohne Umweg in die Ermittlung des Kundenratings ein.

DSO Kennzahl als wichtiger Indikator für die Risikolaufzeit
Neben unserem Ratingindex wird verstärktes Augenmerk auf die DSO Kennzahl gelegt: Als Absolutwert ist die DSO bereits ein Indikator für die Risikolaufzeit, wobei es unser erklärtes Ziel ist, diese Laufzeit sowohl aus verzinslichen, als auch aus Gründen der erhöhten Ausfallwahrscheinlichkeit, so gering wie möglich zu halten. In Vergleich mit dem eingeräumten Zahlungsziel vermittelt die DSO zusätzlich einen Eindruck von der Zahlungstreue des Kunden. Interessante Aspekte eröffnen sich, wenn man Zugriff auf Bilanzdaten des Kunden erhält und seine (bilanzielle) DSO zu unserer ins Verhältnis setzt.

Prävention im Debitorenmanagement
Zur Umsetzung unserer DSO Ziele setzen wir verstärkt auf telefonisches Mahnen, um den direkten Kundenkontakt zu nutzen. Dabei ist durchaus eine Tendenz zur vorgezogenen Kontaktaufnahme "vor Fälligkeit" empfohlen. In der Vergangenheit war die Risikoidentifikation ein eher Nachgelagerter Prozess: Negativmerkmale wie Mahnungen oder Rückschecks brachten diese Kunden in den Fokus. In einem gesunden Marktumfeld war dieses Vorgehen auch lange Zeit ausreichend. Die heute herrschenden Bedingungen mit der deutlich gestiegenen Insolvenzwahrscheinlichkeit erfordern aber zunehmend vorgelagerte Identifizierungsprozesse im Debitorenmanagement. Idealerweise findet die Kreditentscheidung zu Art und Umfang des Geschäftes mit den jeweiligen Kunden deutlich vor der Realisierung des einzelnen Auftrages statt. An dieser Stelle kann noch ein sinnhafter Interessenausgleich zwischen Vertrieb und Kreditmanagement herbeigeführt werden. Bei Vorliegen des kreditgesperrten Auftrags mit meist kurzer Lieferfrist ist der Handlungsspielraum aber bereits überwiegend ausgeschöpft.

Fortschrittliches Forderungsmanagement Aufgrund der positiven Erfahrungen setzen wir die kundenorientierte Ansprache nun auch im Forderungsmanagement ein. Im Interesse von Schneidersöhne sind Inkassoverfahren oder gerichtliche Auseinandersetzungen möglichst zu vermeiden. Unser Ziel ist es, unsere Kunden am Leben zu halten, denn davon leben wir.

Da der Markt wie bereits gesagt eng begrenzt ist, kennen wir natürlich auch unsere Kunden sehr genau, auch die "Sorgenkinder". Jeder Kunde bezieht von mindestens 3 bis 4 Lieferanten Ware und zahlt seine Rechnungen zuerst bei seinem A-Lieferanten. Unsere Aufgabe besteht nun darin, mit dem Kunden gemeinsam adäquate Zahl- und Lieferpläne zu erarbeiten, damit Forderungen nicht an das Inkasso abgegeben werden müssen und der Kunde weiterhin Umsatz mit Schneidersöhne tätigen kann. In den meisten Fällen gelingt es uns auf diese Weise den Forderungssaldo des Kunden abzubauen ohne den Lieferstrom abzusperren und ohne die Kundenbeziehung zu belasten.

Gute Ergebnisse erzielen wir auch mit der Straffung des Mahnwesens und der präventiven Kundenansprache vor Fälligkeit der Rechnung. In den letzten Jahren haben wir die Mahnzyklen enger gefasst. Heute mahnen wir schneller und in kürzeren Abständen. Einige Kunden die von unserem SAP System als "Hinhaltetaktiker" identifiziert wurden, also Kunden die z.B. ein auffälliges Reklamations- und Ausredeverhalten an den Tag legen, werden schon vor Fälligkeit angerufen. Der Kundenbetreuer erkundigt sich im Vorfeld ob beispielsweise die Ware und Rechnung in Ordnung ist und ob der Kunde eventuell mit Skonto bezahlen möchte.

Finanzservice für Kunden
Als weitere Maßnahme können  wir unseren Kunden einen speziellen Finanzservice anbieten. Falls die Kunden unsere Rechnungen nicht zahlen können weil sie selbst Schwierigkeiten haben ihre Forderungen einzuziehen, bieten wir ihnen an, ihre Forderungen über unsere rechtlich ausgegliederte und zertifizierte Inkassogesellschaft FAIR betreuen zu lassen. Damit können wir gewissermaßen eine Art Kette aufbauen, ein Supply-Chain-Management im Kapitalfluss, die unserem Kunden hilft seine Forderungen zu realisieren und so mittelfristig auch Schneidersöhne von Nutzen ist.

Ratingindex ist nicht gleich Risikoklasse
Die Vergabe der Risikoklasse in SAP ist momentan ein rein manueller Prozess. Für jeden Kunden, der im SAP System angelegt ist, wird vom Kreditsachbearbeiter in der jeweiligen Niederlassung eine Risikoklasse in SAP vergeben. Diese steuert in SAP das integrierte Kreditinstrumentarium: Die Art und Weise wie beispielsweise die Kreditprüfung durchgeführt wird, welche Sicherheiten zu hinterlegen sind, ob Aufträge ab einer festgelegten Höhe sofort gesperrt werden oder nach welchen Vorgaben die beteiligten Personen im Vertrieb und Kreditmanagement mit diesem Kunden umgehen.

Neben diesen Risikoklassen gibt es eine weitere Dimension der Auffächerung, die Sortierung nach Mahnverfahren. Hier entscheidet sich ob der Kunde an einem relativ neuen, seit 2 Jahren implementierten, straffen, kurzen Mahnprozess, an einem entschärften Mahnverfahren, das mehr Fristen einräumt oder an einem personifizierten Mahnverfahren teilnimmt. Das personifizierte Mahnverfahren kann entweder telefonisches Mahnen oder das so genannten Außendienstmahnverfahren sein. Letzteres ist auf sehr sensible Kunden (A-Kunden) zugeschnitten. Hierbei sucht der Verkaufsmitarbeiter bei Zahlungsverzögerungen direkt das Gespräch mit dem Kunden, Mahnschreiben werden nicht automatisch versendet.

Welche Herausforderungen waren zu bewältigen?

Der lange Weg zum Ziel
Die größte Herausforderung in einem solchen Projekt ist mit Sicherheit die hinlängliche Berücksichtigung der teilweise zuwiderlaufenden Interessen von Verkauf und Finanzen. Nur ein Klassifizierungssystem, welches beiden Parteien das Wieder finden ihrer Ansprüche in der Kennziffer gestattet, kann die zur Wirksamkeit erforderliche Akzeptanz des Systems gewährleisten. Alles in allem lässt sich schon festhalten, dass die Kundenunterscheidung mittels Risikoindex als Selektionskriterium für Kreditmanagement und Vertrieb ein spürbarer Schritt nach vorn gewesen ist. Erst die Dynamisierung der Kundenbewertung hat das permanente Controlling der Risikostruktur im Kundenportfolio ermöglicht.

Kosten und ROI
Der Projektaufwand konnte durch den Einsatz unserer konzerneigenen SAP Implementierungstochter OSC GmbH, Ettlingen und der guten Zusammenarbeit mit dem SAP Systemhaus cormeta ag, ebenfalls mit Sitz in Ettlingen, recht vorteilhaft begrenzt werden. Eine klare ROI Rechnung scheitert letztendlich an der fehlenden Alternativrechnung: Das "was wäre passiert, wenn / wenn nicht" lässt sich "ex post" eigentlich nie mehr hinreichend genau beziffern. Unser Antrieb war jedoch die Erkenntnis, dass 1 Tag weniger DSO laufend 3 Mio. EUR geringeren Kreditbedarf bedeutet – mit entsprechendem Zinsvorteil. Positiv wirkt sich ferner die Möglichkeit des einfachen "roll out" auf weitere Tochtergesellschaften aus – ohne neuen Programmieraufwand

Welche Maßnahmen planen Sie für die nächsten 12 Monate?

Das Ziel von Schneidersöhne ist es, das bisher vorhandene Instrumentarium von einer Informationsplattform zu einem Frühwarnsystem mit aktiver Workflow Steuerung ausbauen zu können. Hierzu planen wir die Implementierung der Kreditmanagementlösung Crefosprint Risikomanagement von Creditreform und command, binnen der nächsten 12 Monate. Weiterhin ist die Ausweitung der Kundenklassifizierung auf unsere Tochtergesellschaften geplant.

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